La digitalisation des entreprises impacte directement les modèles d’entreprises et d’organisations actuels et en premier lieu les processus RH. Dans ce cadre, la paie est celui pour qui, cette digitalisation peut apporter des gains substantiels du fait de sa nature car il est administratif, onéreux et chronophage.
79% des décideurs RH interrogés* estiment qu’il s’agit d’un enjeu majeur.
Cette modernisation s’amplifie et intègre aussi d’autres aspects.
1. Dématérialisation et processus collaboratifs :
La recherche de gain de temps tout en s’inscrivant dans une démarche de développement durable est au cœur des projets RH. Permettant de se concentrer sur les missions stratégiques des services RH, la dématérialisation des bulletins de paie et des documents induit des économies significatives à long terme (réduction des coûts d’envoi, d’affranchissement et d’archivage).
Avec la mise en place de services avancés à forte valeur ajoutée comme les e-coffres-forts et les signatures électroniques, vous développez votre image et votre marque employeur.
Répondez aux enjeux de l’optimisation de la gestion RH avec la mise en place de la dématérialisation.
La mise en œuvre d’un projet est soutenue par un environnement législatif incitatif :
- La loi El Khomri (loi travail) simplifie la digitalisation des documents RH, et permet la mise en place de la distribution du bulletin par voie électronique sans accord préalable des salariés.
- Le CPA (Compte Personnel d’Activité) incite les entreprises à digitaliser leurs processus RH, les salariés devront pouvoir consulter via une plateforme en ligne pour leurs bulletins de paie si l’employeur les transmets par voie électronique.
- RGPD (Règlement Générale sur la Protection des Données) : ce règlement entrera en vigueur en mai 2018, et aura des implications majeures pour toutes les organisations.
La mise à disposition des bulletins de paie, ainsi que d’autres documents papiers via des coffres forts électroniques sont de plus en plus réalisées via des portails collaboratifs ou des self-services permettant la gestion de toutes les demandes administratives (prise de congés, déclaratif d’heures supplémentaires ou feuille de présence, etc.).
Une réelle gestion documentaire électronique est indispensable pour traiter ce type de processus dématérialisé.
2. La digitalisation des processus de paie :
La transformation digitale impacte profondément la fonction RH.
Simplifier, fluidifier et harmoniser les processus de paie sont les attentes de cette mutation au même titre que l’ont été les progrès de la DNS.
La réduction du risque d’erreur grâce aux workflows de validation et aux contrôles automatiques est un autre bénéfice de la digitalisation. Ces gains sont possibles grâce l’optimisation des solutions RH et l’exploitation et la récupération des informations saisie en masse.
LE MOT DE L’EXPERT :
Selon Markess, l’attente première pour 79% des décideurs RH porte sur la dématérialisation des processus et des documents associés en matière de paie.
Pour 60% des décideurs cela répond aux objectifs en termes d’automatisation et d’amélioration de la performance RH apportant des services RH de qualité et innovants aux collaborateurs.
Cette démarche permet l’optimisation des tâches des gestionnaires de paie grâce à l’automatisation de la distribution des fiches de paie, en évitant la ressaisie des données, et apportant une simplification de l’archivage et l’accès aux données de paie…
La traçabilité et la confidentialité des documents sont également améliorées et permet à l’entreprise de s’inscrire dans une démarche écoresponsable.
La digitalisation de la paie et la remise aux collaborateurs de leur bulletin de salaire au format numérique (loi el Khomri) est une des améliorations les plus appréciées des collaborateurs.
La mise à disposition d’un coffre-fort électronique accompagnant la dématérialisation de la fiche de paie, respectant les contraintes légales apporte un réel service à valeur ajoutée aux salariés et permet le développement de la marque employeur au sein de l’entreprise.
*Étude Markess, France 2016, échantillon 115 décideurs RH et SIRH
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