Les bonnes pratiques pour gérer efficacement sa messagerie

La messagerie électronique est un des fondamentaux de la communication en entreprise et c’est un point clé de la sécurité d’un réseau informatique. En effet, la plupart des virus, malwares, et autres indésirables passent par ce service. Il apparaît donc comme indispensable d’adopter une bonne conduite avec cet outil.

Comment fonctionne une messagerie ?

Votre adresse mail est configurée sur un « client de messagerie » c’est-à-dire un logiciel tel qu’Outlook, Thunderbird, etc… C’est grâce à ces logiciels que vous envoyez et recevez des mails, sans aucun filtrage. La seule véritable protection par défaut c’est vous ! L’anti-virus de votre ordinateur ne peut pas contrer toutes les menaces venant des mails, ce n’est pas son rôle majeur.

Quelles sont les menaces à éviter ?

De nos jours, les menaces par messagerie sont nombreuses, notamment contre les entreprises. L’email est le canal de communication professionnel privilégié, mais également un des principaux transporteurs de spams et de virus. En 2017, 81 % des attaques contre les entreprises ont été perpétrées par mail. Il est donc primordial de bien protéger sa messagerie, et cela passe notamment par une gestion optimale de cette dernière.

Les menaces les plus courantes sont : les virus, les ransomwares et le phishing qui peuvent en quelques instants infecter et stopper l’activité de toute une société. PME, institutions et grands groupes, tout le monde est concerné.

Il faut également se méfier des « mails chaînes ». Envoyés par des contacts connus, ces derniers ne sont pas reconnus comme des spams mais comme des courriers indésirables qui polluent votre messagerie. Ces derniers ne sont pas dangereux en soit, mais provoquent une perte de temps au quotidien et vous ralentissent dans l’exécution de vos tâches.

Quelques conseils pour gérer sa messagerie

• Rester vigilant quant aux mails reçus. Que ce soit dans sa boite mail professionnelle ou personnelle d’ailleurs, il faut être attentif : à l’expéditeur, à l’objet du mail mais aussi à l’heure à laquelle il a été reçu. En effet, un bon de commande client n’est généralement pas envoyé en pleine nuit.
• Veillez à ne pas cliquer sur un lien ou ouvrir la pièce-jointe d’un e-mail, sans vérifier au préalable si l’adresse de l’émetteur est correcte.
• Choisir un mot de passe efficace composé de lettres (majuscules et minuscules), de chiffres et de caractères spéciaux.
• Bien structurer sa boite mail, en effet cela peut vite virer au désordre. Pensez à la nettoyer régulièrement, à créer des dossiers, sous-dossiers. Comment identifier ses contacts ? Ce sont les clients et collègues qui vous envoient régulièrement des emails comportant des pièces jointes, des demandes de devis et factures. Si vous connaissez vos correspondants, vous serez apte à vous méfier et prendre les bonnes décisions face à un mail reçu d’une adresse inconnue avec comme objet ‘Facture importante’ ou même ‘Urgent facture’.
• S’équiper d’un anti-virus / anti-spam, afin de filtrer en amont vos mails et garantir la sécurité de votre messagerie, du type MailInBlack qui vous propose une solution adaptée à la protection de votre messagerie professionnelle à travers quatre barrières technologiques (vérification de l’IP du serveur d’envoi, check RBL, check SPF, demande d’authentification)
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Il n’a jamais été aussi important de se protéger contre toutes les menaces reçues par email, tant cet outil est indispensable au sein d’une entreprise. Une bonne formation utilisateur avec une bonne protection logiciel sont les deux meilleurs atouts pour garder vos boites de messageries protégées, saines et intactes. Cet investissement préserve l’entreprise, moyenne comme grande, d’être paralysée et de perdre, au-delà de quelques heures de travail, du chiffre d’affaires et des données sensibles, vitales à la survie de l’entreprise. Pensez donc à vous protéger.