La Communauté d’Agglomération Vesoul a mis en œuvre Microsoft Booking inclus dans l’offre Microsoft Office 365 pour gérer le planning des rendez-vous au Service état civil de Communauté d’Agglomération de Vesoul
Le défi
Depuis plusieurs années, Adeo Informatique accompagne la Communauté d’Agglomération de Vesoul dans la mise en place d’outils collaboratifs, pour les élus, agents, et les administrés. En fin d’année 2016, la Mairie de Vesoul a décidé d’abandonner sa solution de messagerie pour migrer l’ensemble de ses agents vers Office 365 .
Stéphane Debenest , le Directeur des systèmes d’informations de la Ville explique :« Nous avions alors de nombreux problèmes, notamment de virus. Cette migration nous a permis non seulement de les régler, mais aussi de mieux gérer les agendas, notamment ceux des élus et en particulier celui du Maire, qui était alors député et qui avait besoin de synchroniser son agenda local avec celui de l’Assemblée Nationale ».
Notre objectif est de permettre à Office 365 la mise en place de solutions simples et efficaces à l’usage des administrés.
La solution
La démarche conjointe du service informatique de la Communauté d’Agglomération de Vesoul et d’Adeo Informatique a débuté par une réunion de présentation de la solution en présence du service informatique, des élus, des membres du cabinet du Maire, de la Direction Générale des Services et le responsable du responsable de communication.
Le service de l’État a alors demandé au service informatique de trouver une solution permettant de fluidifier et simplifier les prises des rendez-vous des administrés.
Thomas Oudot se rappelle, « auparavant, les rendez-vous étaient pris soit par téléphone, soit sur place en Mairie, et nos agents les notaient dans un cahier, avec des codes couleurs pour se répartir les créneaux. En moyenne, ils géraient 15 à 20 rendez-vous par jour pour des demandes de passeport ou de Carte Nationale d’Identité ; il nous fallait vraiment trouver une solution pour moderniser cela et donc est venue l’idée d’une prise de rendez-vous par Internet, sur le site de la Ville ».
Pour répondre à cette demande en termes de résultats, il était nécessaire d’améliorer certaines fonctionnalités :
- Assurer la fiabilité et sécurité de la solution accessible depuis tous lieux.
- Proposer un niveau fonctionnel de la messagerie plus évolué.
- Garantir notamment aux élus la gestion de calendriers multiples qui leur permettra de gérer plusieurs agendas liés à différents mandats.
- Proposer une solution multi-plateformes Windows, Apple et Android permettant des échanges simples et sécurisés de documents.
Les résultats
Suite à cette vision globale, plusieurs projets ont été mis en place.
Nous avons relevé les 2 fonctionnalités avec une mise en œuvre très facile et rapide :
- La mise en œuvre de Microsoft Booking qui gérera la prise de rendez-vous des usagers destinée à l’établissement des pièces d’État Civil.
- L’utilisation du logiciel Microsoft Forms qui se chargera de réaliser des enquêtes de satisfaction du support informatique interne.
Stéphane Debenest concernant l’utilisation de Microsoft Booking : « en deux-trois jours seulement, j’ai réussi à faire tous les paramétrages nécessaires, et notre webmaster a pu très rapidement intégrer l’application à notre site ».
Cette nouveauté et d’autant plus pratique, elle permet aux vésuliens d’accéder au calendrier de l’État Civil et choisir un créneau parmi ceux disponibles beaucoup plus facilement. De ce fait l’information sera automatiquement envoyé à l’agenda partagé du service. Un mail de confirmation est automatiquement envoyé à l’administré, une fois la validation du rendez-vous effectuée par l’agent.
« C’est un outil facile pour le citoyen, qui peut prendre rendez depuis son ordinateur, sa tablette ou son smartphone. Et c’est aussi un outil qui a été facile à s’approprier pour nos agents », se réjouit Thomas Oudot.
Consulter l’article complet et l’extrait de l’interview de M. Debenest dans l’émission Office Café…
