La gestion des litiges clients est une étape fondamentale dans le déroulement du processus de vente d’une entreprise. En effet, les litiges sont les conséquences de l’ensemble des dysfonctionnements existants dans l’entreprise. Un processus de traitement rigoureux des règlements et des éventuels litiges doit être établi dans l’entreprise afin de déterminer les procédures, les rôles et responsabilités de chaque service impliqué et d’assurer une bonne prise en compte des règlements et des litiges par l’organisation.
Processus type de recouvrement :
- Le recouvrement préventif
Cette relance client effectuée avant la date d’échéance a de multiples avantages dus à sa précocité dans le recouvrement d’une facture.
Relancez toutes vos factures 15 jours avant leur date d’échéance en privilégiant le contact téléphonique.
Malgré une première relance préventive, votre client n’a pas honoré sa promesse de règlement - Le recouvrement niveau 1
Si la relance téléphonique est indispensable à ce stade, un courrier complémentaire est rapidement envoyé pour demander par écrit un paiement des factures échues.
Facteur clé du succès de vos actions de relance, trouver le bon interlocuteur et investiguez pour comprendre le processus de validation des factures de vos clients et intervenir là où réside le blocage, sans quoi les relances n’auront aucun effet. - Le recouvrement niveau 2
A ce stade (plus de 3 semaines de retard de paiement), la situation devient inquiétante.
Vous devez à nouveau relancer votre interlocuteur par téléphone de manière plus ferme qu’auparavant et envoyer un courrier de relance avec accusé de réception exigeant un paiement immédiat.
Ce courrier sera rapidement suivi d’un appel téléphonique. - Le recouvrement niveau 3.
Malgré de nombreuses relances clients effectuées depuis l’émission de vos factures, votre client ne s’est toujours pas décidé à vous payer alors que rien ne justifie ce retard de plus de 5 semaines.
Votre trésorerie et votre rentabilité (en raison des frais financiers induits) sont impactées ce qui fragilise votre entreprise.
Sans règlement reçu avant la date butoir de votre mise en demeure, vous devez passer à la phase pré contentieuse pour récupérer vos créances.
Négocier un échéancier et mettre en place un moratoire de paiement.
Réclamer des pénalités de retard.
Amendes prévues en cas de non respect de la LME.
Indemnité forfaitaire de recouvrement
Dossier de mise en recouvrement.
Comptabilisation des pénalités
L’offre ADEO INFORMATIQUE
- Sage Comptabilité, module gestion des relances et en version Pack Plus, la gestion du recouvrement.
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